Quy trình tổ chức sự kiện đạt chuẩn

Quy trình tổ chức sự kiện đạt chuẩn

Tổ chức sự kiệ là một trong những công việc, kỹ năng mà chúng ta cần phải không ngừng trau đòi, học hỏi trong thời hiện đại. Tuy nhiên, để có thể tổ chức thành công một sự kiện không phải là điều dễ dàng, nó đòi hỏi công sức, sự hợp tác của cả tập thể. Nếu bạn vẫn chưa biết quy trình tổ chức sự kiện đạt chuẩn, đừng quên theo dõi đến cuối bài viết này nhé!

Để có thể tổ chức thành công một sự kiện dù là lớn hay nhỏ thì người tổ chức cũng cần đảm bảo cáo được những bước, đầu việc cơ bản. Lưu ý, mỗi một sự kiện sẽ khác nhau có thể sẽ được thêm thắt hoặc lược bớt đi một số bước. Người làm cần linh động tùy theo nhu cầu, mục đích của mỗi sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn đầu

Xác định chủ đề sự kiện: bất kì một sự kiện nào trước khi tổ chức cũng càn xác định cụ thể, rõ ràng chủ đề, mục đích. Điều này sẽ giúp cho người làm định hướng cho toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện về sau. Bên cạnh chủ, chúng ta cần phải liệt kê ra một vài yếu tố cơ bản để lên kế hoạch như:

  • Quy mô của sự kiện
  • Khách tham dự là ai?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện?
  • Thông điệp của sự kiện là gì?
  • Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Những điểm cơ bản này sẽ là những viên gạch đầu tiên để bạn bắt đầu chạy sự kiện của mình. Nếu ngay từ đầu quy trình bạn không xác định rõ thì sẽ rất dễ phát sinh vấn đề về sau.

Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn đầu
Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn đầu

Phân chia nhân sự: đây cũng là một điều hết sức quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện ở giai đoạn đầu. Để sự kiện có thể diễn ra trôi chảy, chúng ta cần phân chia nhân sự một cách rõ ràng, thích hợp. Nhân sự có thể được ohaan ra các ban như đối ngoại, truyền thông, hậu cần… Mỗi người tùy theo chuyên môn và sở thích mà tham gia vào team phù hợp với mình.

Xem thêm: Top 5 Điểm Du Lịch Gần Sài Gòn Cho Bạn “Đổi Gió”

Quy trình tổ chức sự kiện trong sự kiện

Chạy sự kiện: dựa vào những gì đã chuẩn bị, chúng ta sẽ bắt đầu chạy sự kiện theo kế hoạch. Công việc của ai người đó sẽ hoàn thành, mỗi người một tay để sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Hoàn tất các đầu việc còn dang dở trước ngày tổ chức.

Dàn dựng: Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:

  • Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
  • Đồng phục
  • Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
  • Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
  • Gửi thiệp mời

Rehearsal (tổng duyệt): với những sự kiện có quy mô lớn, đây là khâu cực kì quan trọng. Tổng duyệt sẽ giúp chúng ta hình dung rõ nhất sự kiện này như thế nào, còn khó khăn ở đâu, chỗ nào cần khắc phục, điều chỉnh.

Quy trình tổ chức sự kiện trong sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện trong sự kiện

Diễn ra sự kiện: đây là cái quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Khi sự kiện trong quá trình thực hiện là khi mọi người cần hỗ trợ nhau, để chương trình có thể được diễn ra một cách tốt đẹp nhất. Trong lsuc sự kiện đang diễn ra, cũng có thể sẽ có vấn đề phát sinh, có thể phải thay đổi kịch bản đột ngột. Dó đó, các team cần hỗ trợ, bên cạnh nhau mọi lúc.

Có thể bạn quan tâm: “Dân Phượt” Tuyệt Đối Không Thể Bỏ Qua 5 Chỉ Địa Chỉ Bán Đồ Phượt Này Tại Tp. HCM

Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn sau sự kiện

Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người cùng nhau dọn dẹp, giải quyết những công việc hậu kì.

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp những thứ cần thiết. Nói lời cảm ơn với khách mời, trả thù lao cho nhân sự (nếu có).

Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn sau sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn sau sự kiện

Đây cũng là lúc chúng ta nhìn lại khoảng thời gian qua, xem xét ưu nhược điểm để phát huy và rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Tổ chức một sự kiện nghe có vẻ dễ dàng nhưng thực ra lại vô cùng phức tạp, công phu. Đây là công việc cần đến sự chung sức của một tập thể chứ không phải là một cá nhân. Quy trình tổ chức sự kiện do chúng tôi đưa ra chỉ là một quy trình cơ bản mà bất kì sự kiện nào cũng có. Mỗi một bước, một giai đoạn lại còn có thể chia thành nhiều bước nhỏ hơn nữa.

Gợi ý: 3 mẫu Timeline, Check-list 90% dân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sử dụng!

Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn phần nào đó. Học hỏi, trau dồi bản thân mỗi ngày là điều mà con người sống ở thời đại 4.0 luôn cần làm, cần có. Đừng quên theo dõi Website của chúng tôi để học hỏi mỗi ngày bạn nhé! “Đi một ngày đàng, học một sàng khôn”.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Shopping Cart